[Q] 马来西亚公司存续期间的常见问题及回复汇总

在马来西亚注册私人有限公司(Sdn. Bhd.)后，公司并不是完成注册即可长期维持有效状态。根据马来西亚《Companies Act 2016》(2016年公司法)以及马来西亚公司委员会(Companies Commission of Malaysia，简称 SSM)和马来西亚内陆税收局(Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia，简称 LHDN / HASiL)的相关规定，公司在存续期间仍需要持续履行公司秘书、年度申报、财务报告、会计、税务及其他法定合规义务。

本文由星中商务 EStar 整理马来西亚私人有限公司(Sdn. Bhd.)存续期间较为常见的合规问题，供计划在马来西亚长期经营或已经设立马来西亚公司的企业参考。

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常见问题及汇总：

问题：马来西亚已设立公司在存续期间的基本合规义务有哪些？
回复：马来西亚已设立公司在存续期间需要至少遵循以下列明的合规义务:
- 财会方面:
按当地及公司要求准确入账, 按当地及公司要求编制财务报告(每年至少一次)
聘请第三方审计师对财务年报进行审计(存在豁免情况, 请参考后面的问题回复)
- 税务方面:
公司所得税的计算及申报，申报包括所得税预申报(须于新财政年度开始前至少30天申报，并按月分期缴纳)和所得税年度申报(1年1次)
- 公司秘书方面:
公司须委任马来西亚当地的公司秘书提供相关秘书服务
SSM年度申报(Annual Return Filing)(每年一次)
通过MBRS向SSM提交财务年报的XBRL格式(每年一次)(存在豁免情况, 请参考后面的问题回复)
- 雇员方面:
对于已申请雇主税号的公司，需要每月按期代扣代缴雇员的月度预扣税(PCB)，并每年按期完成雇主年度申报(包括于次年2月底前向员工出具EA表,, 于次年3月底(纸质)或4月底(电子申报)前向LHDN提交E表(Form E/CP8D)
- 其他:
按当地及公司要求保存上述的文件资料
公司注册地须为马来西亚地址
公司董事至少有1名董事的常住地须为马来西亚
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问题：马来西亚已设公司在什么条件下可豁免年度财务报告的审计? 
回复：根据马来西亚公司委员会(SSM)的规定，"达标豁免"类别的门槛正分三个阶段逐步提高。若公司在当前财政年度及此前连续两个财政年度中均满足下列三项条件中的任意两项，即可申请豁免年审:
(1) 公司的总收入：不超过规定门槛
(2) 公司的总资产：不超过规定门槛
(3) 公司的雇员总人数：不超过规定门槛

三个阶段的门槛分别为:
- 阶段1 (新财年始于2025年1月1日): 营业额及总资产均不超过RM100万，雇员不超过10人
- 阶段1 (新财年始于2026年1月1日): 营业额及总资产均不超过RM200万，雇员不超过20人
- 阶段1 (新财年始于2027年1月1日): 营业额及总资产均不超过RM300万，雇员不超过30人

此外, 满足条件的休眠公司(Dormant Company)(即自公司设立日起休眠、或本年以及上一财年连续休眠)亦可能符合豁免条件。

SSM的相关规定链接，请参考SSM官方文章: [Practice Directive No. 10/2024]。

问题：什么是"豁免私人公司"(Exempt Private Company, EPC)？是否可以豁免向SSM公开呈报财务报表？ 
回复：根据《2016年公司法》第260条款，EPC是指无法人股东、且股东人数不超过20名自然人的私人有限公司。EPC若已将经审计的财务报表传阅给股东，可选择改为向SSM提交由董事、公司秘书及审计师联合签署的《EPC状态证明书》(Certificate of Status)及《审计师声明》(Auditor's Statement)，从而豁免通过MBRS公开呈报完整财务报表，以保护公司财务信息的私密性。需特别提醒：选择呈报EPC证明书的公司，不能再叠加适用审计豁免问题中的"达标豁免"路径。

问题：马来西亚公司如果业务未开展或停滞，如何节省当地合规必须的财税成本?
回复: 企业家在马来西亚设立公司开展业务，可能会遇到马来西亚公司业务未按预期开展或停滞的情况。在这种情况下, 企业家和/或管理层可参考SSM及LHDN的相关规定，自评公司是否满足休眠状态的认定条件（例如自成立以来未曾营业，或在相关财政年度内未发生会计交易），从而在符合条件的前提下适用审计豁免、简化账务处理等安排，节省当地合规必须的财税成本。具体是否可申报休眠状态及适用的豁免范围，建议结合公司实际情况向我们确认。

问题：马来西亚公司若远程进行电子签名，该行为合法吗？应该如何操作？
回复：简单而言，除特别场景需要物理签名以外，电子签名在马来西亚是合法的。马来西亚法律并不要求合同必须采用书面形式方可生效，只要具备要约、承诺、对价及缔约意图等合同基本要素，合同即可成立。马来西亚的电子签名主要受两部法律规范：
- 《1997年数码签名法》(Digital Signature Act 1997，Act 562)：规范采用公钥基础设施(PKI)、由认证机构签发证书的"数码签名"，法律确定性最高;
- 《2006年电子商务法》(Electronic Commerce Act 2006，Act 658)：其第6条规定，电子信息及电子签名不因其电子形式而被否定法律效力，适用于绝大多数商业交易中的一般电子签名。

需要注意的是，ECA 第10条明确规定，部分特定文件——例如授权委托书(Power of Attorney)、遗嘱及信托设立文件、可转让票据（如银行支票）——仍须采用传统的实体盖章／签署方式，不能仅以一般电子签名替代。若贵司在跨境远程签署过程中对具体文件类型是否适用电子签名存在疑问，请给我们留言或直接联系我们的服务人员。

我们将持续更新添加新的常见问题及回复，以有效解决您的疑问。